Нужно ли по закону заполнять журнал регистрации входящей корреспонденции — образец оформления

Регистрация входящей корреспонденции в отдельном журнале ведется, если необходимо обеспечить ее учет и систематизацию. Его ведение позволяет контролировать процесс поступления писем и документов в организацию и отслеживать их дальнейшее движение и исполнение.

Журнал учета можно вести в свободном виде без применения типовых форм, ниже предлагаем бесплатно скачать примерный образец оформления.

Что такое журнал регистрации входящей корреспонденции



Многие организации практикуют журнальную форму регистрации входящих (поступающих) писем. Такой подход считается традиционным и в то же время достаточно удобным.

Журнальная форма подразумевает, что учет документов ведется по строгому шаблону – в соответствующих графах данного регистра фиксируются только те сведения, которые имеют значение. Впоследствии это позволяет быстро находить нужную информацию.

На предприятиях и в учреждениях журнал регистрационного учета поступающей корреспонденции выполняет следующие важные функции:

  1. Обеспечиваются учет входящих документов, их систематизация и целенаправленная обработка.
  2. Своевременно исполняются решения, выработанные руководством. Это достигается посредством надлежащего информационного обеспечения принимаемых решений.
  3. Контролируется деятельность наемных работников, осуществляемая как внутри самой организации, так и в её внешней среде.
  4. Ведется результативная и эффективная работа с входящими письмами, представляющими особую важность для организации.

Вся корреспонденция, которая поступает в компанию, подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя обычно поступает от сотрудников организации, а внешняя – от различных сторонних субъектов.

Входящая корреспонденция может включать заявления, письма, телеграммы, распорядительные документы, справки, объяснительные, служебные записки, докладные записки и прочие бумаги, которые поступают в компанию от её сотрудников и внешних субъектов.

Нужно ли вести на предприятии



На предприятии вся входящая корреспонденция фиксируется в специальном журнале регистрации по следующим причинам:

  1. При большом количестве писем, регулярно поступающих в компанию, надлежащая регистрация всей входящей корреспонденции – присвоение письмам входящих порядковых номеров – обеспечивает должный учет и сохранность документов. Без такой регистрации работа с входящими бумагами может оказаться проблематичной.
  2. Важные и срочные письма при их регистрации в журнале помечаются специальными символами, что позволяет рассматривать их в первую очередь. Регистрация позволят расставлять приоритеты.
  3. Унифицированный подход к ведению данного журнала позволяет найти в нем нужные сведения любому заинтересованному (уполномоченному) лицу. Это бывает существенно, если временно отсутствует специалист, который отвечает за ведение регистра входящей корреспонденции.
  4. Фиксация времени поступления входящих документов позволяет руководству организации подстраховаться на случай предъявления необоснованных претензий. Всегда можно подтвердить дату/время поступления письма.
  5. Правильная и своевременная регистрация позволяет не загромождать архив предприятия, вовремя избавляясь от лишних бумаг.

Журнал регистрационного учета входящей корреспонденции эффективно систематизирует работу с различными бумагами на предприятии.

Это имеет принципиальное значение для обработки, хранения и дальнейшего использования поступающих документов. При этом нужно четко определить, какие входящие письма не отражаются в данном журнале (не регистрируются рекламные материалы, поздравительные письма, буклеты конференций, книги и прочие бумаги, не представляющие большую важность для организации).

Как заполнить

Журнал регистрации и учета оформляется и ведется в виде таблицы, включающей такие столбцы (графы):

  1. Регистрационный номер, присвоенный входящему письму получателем, то есть в самой компании.
  2. Дата/время поступления документа в компанию (к получателю).
  3. Дата, указанная на самом письме (имеется в виду дата его оформления отправителем).
  4. Регистрационный номер, присвоенный отравителем.
  5. Отправитель – юрлицо/физлицо.
  6. Краткое содержание. Указываются существенные реквизиты и сведения.
  7. Адресат письма – получатель.
  8. Лицо, которое приняло данное письмо в работу (ФИО, должность).
  9. Способ доставки.
  10. Резолюция руководителя компании.
  11. ФИО и должности исполнителей.
  12. ФИО и должность лица, осуществляющего контроль.
  13. Ход работы с письмом.
  14. Отчет о выполненной работе.
  15. Номер дела, в которое данное письмо подшивается.

На практике в журнале учета входящей корреспонденции могут быть не все графы (столбцы), перечисленные выше. Их следует использовать, если есть необходимость.

Информацию следует отражать аккуратно и без ошибок.

Не рекомендуется фиксировать лишние сведения, которые не имеют значения с точки зрения регистрационного учета входящей корреспонденции.

Скачать образец



Образец журнала учета и регистрации входящей корреспонденции.

Нужно ли по закону заполнять журнал регистрации входящей корреспонденции - образец оформления

Оцените статью
Документы и формы