Для фиксирования факта прибытия и ухода персонала, а также время отсутствия на рабочем месте применяется журнал учета рабочего времени.
Работодателям необходимо вести учет отработанных часов, способ регистрации информации можно выбрать любой.
Назначение журнала учета рабочего времени сотрудников
Когда компания основывает ведение документации на положениях Трудового кодекса, вероятность возникновения конфликтов из-за ошибок подсчета отработанного времени и его оплаты сведена к минимуму.
Рабочим временем считается период исполнения сотрудником своих трудовых обязанностей, прописанных в трудовом соглашении и правилах внутреннего трудового распорядка.
Вне зависимости от формы собственности компании и ее юридического статуса необходимо регистрировать отработанное время в журнале. В этом заинтересованы и работодатель, и сотрудники.
Для трудоустроенного гражданина учет является гарантией переработки сверх установленных норм, а при ее возникновении — оплаты дополнительной работы.
Работодатели с помощью журнала отслеживают прогулы, планируют отпуска, командировки.
Трудолюбивые и дисциплинированные работники достойны материального поощрения, а нарушители порядка — взысканий.
Отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение 1 дня без уважительной причины является прогулом. За одно нарушение сотруднику выносится выговор, повторный инцидент сопровождается увольнением (ст.81 ТК РФ). При почасовой оплате труда журнал учета имеет еще большее значение.
Учет трудовых дней осуществляется несколькими методами:
- ежедневный — рабочее время каждого наемного работника должно в точности соответствовать закрепленным нормам, любое дополнительное время считается сверхурочным;
- недельный — график работы расширяется до 1 рабочей недели;
- суммированный — длительность расчетного отрезка времени может равняться 1 месяцу или году, средняя продолжительность фактически затраченного на труд времени за выбранный отрезок должна соответствовать декретированной норме рабочего дня.
Эти периоды наиболее распространенные, на практике предприятия вправе установить иной временной отрезок. Максимальный срок установлен законом и равен 1 году, 3 месяца на вредных и опасных условиях труда.
Учетный период выбирается в соответствии с графиком работы каждый отдельной должности. Суммированный метод часто применяется на предприятиях с вахтовым принципом координации труда, а также на иных организациях, где часто возникают переработки или недоработки по времени.
При расчете средней продолжительности рабочего дня можно привести ее к норме, нивелировав эти отклонения от необходимого уровня.
Порядок ведения и заполнения
Строго утвержденного способа ведения учета отработанных часов в законодательстве нет. Предприятия сами выбирают бланки и формы для использования.
Может применяться табель или график учета рабочего времени.
Установленные правила четко соблюдаются и закрепляются в учетной политике предприятия.
Для исполнения трудового распорядка назначается ответственный специалист, в крупных компаниях ответственное лицо есть в каждом отделе. Обязанности таких специалистов фиксируются в приказе или трудовом контракте и могут возлагаться на любого сотрудника.
Записывать приход и уход персонала можно на бумаге или при помощи компьютерных программ. Бумажные бланки приобретаются в типографии или оформляются своими силами и распечатываются.
Если учетной политикой компании организации закреплена норма составления такого документа в качестве первичного, то требования по правильному оформлению соблюдаются неукоснительно.
Указанная книга прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя и печатью компании. Подобный метод ведения документации защищает информацию от ее искажения, заменить и удалить листы невозможно.
При заполнении учетного реестра не допускаются исправления и помарки, маскировка ошибок корректором. Неправильная запись вычеркивается, ниже прописывается верные сведения и подпись ответственного специалиста.
Журнал учета представляет собой таблицу и включает в себя графы:
- порядковый номер;
- дата внесения записи;
- ФИО сотрудника;
- время прихода и убытия;
- подпись специалиста;
- информация о командировках.
Содержание книги может изменятся и подстраиваться под определенное предприятие. Если в компании командировки для персонала не предусматриваются, то ненужные графы исключаются из документа.
Ведение журнала — наиболее привычный и известный вариант, успешно используемый на многих предприятиях, но несколько устаревший с точки зрения технического прогресса.
Конкретизация и контроль режима рабочего времени нужна в любой компании. За нарушение требований о труде и его охране возможно наложение штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ с должностных лиц от 1 до 5 тыс. рублей, с юридического лица — от 30 до 50 тыс. рублей.