Обеспечение безопасных производственных условий – непосредственная обязанность работодателя, предусмотренная 212 статьей ТК РФ.
Журнал учета выдачи инструкций по охране труда представляет собой документ, позволяющий фиксировать факт получения работниками соответствующих бумаг, устанавливающих правила безопасной работы на предприятии.
Нужно ли вести журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников?
Информация о необходимости работодателя организовать охрану труда на предприятии на должном уровне, отражена в Трудовом Кодексе РФ. Помимо этого, необходимо руководствоваться рекомендациями Минтруда РФ. В мае 2004 года государственным учреждением были разработаны Методические рекомендациями. В нормативном акте указано, что на предприятии следует оформить 2 журнала:
- по учету инструкций;
- по учету их выдачи работникам.
Следует отметить, что журнал учета выдачи инструкций по ОТ для работников – не является обязательным. Он оформляется по инициативе руководства компании.
В большей степени указанный документ необходим работодателю. С его помощью документально фиксируется, кто из работников и в какой форме получал инструкцию по охране труда. На каждом предприятии должен быть специалист, ответственный за данный процесс.
При возникновении в организации несчастного случая или другой ситуации с нарушением техники безопасности, при отсутствии данных о том, что сотрудники получали инструкцию по безопасности труда, ответственный за их выдачу может быть привлечен к административной и даже уголовной ответственности.
Журнал выступает в качестве доказательства информирования сотрудников о технике безопасности. Поэтому несмотря на его необязательность, пренебрегать оформлением все же не стоит.
Правила заполнения
Заполнением журнала может заняться любой сотрудник, назначенный руководителем. Никаких ограничений в данном случае не предусмотрено. В каждом структурном подразделении может назначаться свой ответственный.
Необходимость ведения контроля над ведением журнала должна отражаться в его трудовом договоре. В большинстве случаев ответственность за учет выдачи инструкций несет кадровик или бухгалтер.
Унифицированной формы для заполнения журнала не предусмотрено.
За работодателем сохраняется право самостоятельного принятия решения по разработке формы для регистрации факта выдачи документации по охране труда работников.
Структура документа достаточно проста. Обложка может быть выполнена из плотной бумаги, отличной от той, из которой изготовлены другие страницы. В середине первого листа необходимо расположить наименование компании.
Далее указывается дата начала ведения учета. Рядом располагается строка для указания даты окончания, но ставится она, соответственно, после того, как журнал будет полностью заполнен.
В большинстве случаев журнал выполнен в виде таблицы. Ее столбцы могут иметь следующие названия:
- порядковый номер записи;
- дата заполнения строки;
- наименование выдаваемой инструкции;
- дата ее издания;
- номер выдаваемого документа;
- инициалы, структурное подразделение и должность сотрудника (получателя инструкции);
- подписи ответственных лиц.
В обычной ситуации журнал полностью заполняется в течение года. В любом случае документ необходимо менять по истечении 10 лет с момента его оформления.
Не менее важно следить за актуальностью инструкций по охране труда. Они должны актуализироваться и обновляться не реже, чем раз в 5 лет, а также по мере введения новых требований.
В процессе учета не должно быть ошибок. Информация по каждой инструкции вносится в отдельную строку. Если один и тот же сотрудник получает несколько документов, касающихся вопросов охраны и безопасности труда, то данные по каждому вносятся в отдельную строку.
Заполняют журнал в письменном, а не электронном виде. Обусловлено это тем, что после получения инструкций сотрудники должны оставить в документе учета свою личную подпись.
Скачать образец
Выводы
Журнал выдачи документации по ОТ – необязательный, но важный документ. При возникновении спорных ситуаций его наличие позволит разъяснить всё в короткие сроки. В журнале фиксируется информация по каждой инструкции, касающейся охраны труда, полученной работниками.
Ответственность за ведение несет специалист, назначенный работодателем. Таковым может стать практически любой сотрудник компании, в трудовом договоре которого будет прописан данный пункт.
Документация не имеет единого образца для оформления. При заполнении документа в компании может использоваться форма, удобная для ее руководства.