Для осуществления перевозок пассажиров и грузов юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны оформлять путевые листы для всех видов транспорта. В этот документ следует заносить информацию о виде перевозок, техническом состоянии транспортного средства и медицинском осмотре водителя.
Оформление нужно производить перед каждым рейсом, а после хранить на предприятии не менее пяти лет. Помимо этого, необходимо вести учет путевых листов в специальном журнале регистрации.
Нужно ли вести учет путевых листов?
Оборот на предприятии путевых листков должен находиться под строгим учетом руководителя и бухгалтерии. До 1997 года правила ведения журнала были унифицированы и оформлялись по форме №8, однако после 2013 года точное соответствие стало необязательным, но желательным.
ИП или юрлицо при желании могут спроектировать свой журнал или дополнить необходимой информацией типовую форму, но такая работа потребует затрат усилий и времени. В любом случае удалять обязательные пункты запрещено, а вносить дополнительные сведения – можно.
Журнал учета должен храниться не менее 5 лет. Период, на который он должен оформляться, чаще всего равен 1 календарному году. Однако данный срок можно уменьшить до 1 месяца.
В журнал обязательно должны быть внесена следующая информация:
- дата выдачи путевого листа водителю;
- дата его получения от водителя;
- дата приема документа в бухгалтерию организации.
При регистрации следует соблюдать правила:
- Должны регистрироваться все ранее выданные листки.
- Следует придерживаться сквозной нумерации.
- Новые пометки ставятся строго в хронологическом порядке.
- Когда заканчиваются свободные страницы, журнал нужно прошить, а после заверить печатью с росписью руководителя.
- Ведение должно поручаться на одного сотрудника (чаще всего бухгалтера), данная обязанность строго прописываться в трудовом договоре с сотрудником.
Руководитель предприятия имеет право передать обязанности ведения учета другому ИП или юрлицу. Чаще всего обязанности делегируются особой фирме, специализирующейся на ведении документации.
В случае невыполнения каких-либо требований по оформлению отчетности фирма-помощник обязана возместить контрагенту финансовый и материальный ущерб.
Важно: В 2021 году путевые листы нужно заполнять по новым правилам.
Как заполнить журнал регистрации?
С 1 января 2021 года новым приказом Министерства транспорта №60678 от 11.09.2020 был принят ряд нововведений в оформлении самих путевых листов и журналах их учета.
Так, с начала года было разрешено вести журнал регистрации листов в электронном формате, но при условии, что распечатанная форма будет сохранять исходную структуру. Если это условие не соблюдается, рекомендуется дублировать бумажный вариант.
Еще одно нововведение – в электронном формате применима только усиленная квалифицированная электронная подпись. Заверять информацию другими способами запрещено.
В общем виде журнал должен сохранять типовую структуру:
- Вначале должен идти титульный лист с указанием наименования и юридического адреса организации, код по ОКПО, период ведения.
- Далее следует табличная часть, в которой должны быть отражены сведения о номере регистрируемого документа, дате его выдачи, ФИО водителя и табельном номере, гаражном номере автомобиля, приемке путевого листа. Эти данные должны быть заверены личными подписями водителя, диспетчера и бухгалтера. Дополнительно выделяется место для примечаний.
Своеобразный итог подводится подписями директора предприятия и ответственного за ведение. Разрешено вносить дополнительные сведения, такие как маршрут, нормативный и фактический расход топлива, пробег и тип транспортируемого груза.
Журналы могут использоваться для предоставления отчетности в ФНС, поэтому электронная форма также должна находиться в базе как минимум 5 лет после заполнения. Как первичная документация, учетный документ требует грамотности и аккуратности при его ведении. При оформлении бумажной вариации исправление ошибок должно производиться по правилам.
Так, согласно действующим нормативом оформления документации, необходимо соблюсти алгоритм:
- неправильную надпись исправить одной чертой, при этом исправленная надпись должна свободно читаться;
- оставить пометку «исправлено» и рядом указать верные данные;
- привести дату внесения корректировки;
- ответственный за ведение должен заверить исправление личной подписью.
Делать исправления в электронном журнале намного проще, поэтому такой формат более удобен.
Скачать бесплатно образец
Скачать образец журнала учета и регистрации путевых листов для 2021 года.
Выводы
Нововведения 1 января 2021 года позволяют заполнять журнал учета путевых листов в электронной форме и на бумажных носителях.
В него должны вноситься все сведения о датах выдачи листка водителя, его приемки через диспетчера в бухгалтерию.
Журнал должен включать подписи всех ответственных лиц. Обязательно «цифирное сопровождение»: номера листков, даты и время их получения, гаражный номер автомобиля и табельный номер водителя.
Сшитый и заверенный печатями документ считается первичной документацией и должен храниться на предприятии не менее пяти лет.