Отправка в служебную поездку должна сопровождаться выплатой соответствующих денежных средств. Важным подготовительным этапом при направлении сотрудника в поездку является расчет суммы, подлежащей выплате.
Необходимость начисления командировочных регламентирована на законодательном уровне, расчет оплаты командировки проводится по среднему заработку, пример расчета которого разобран в статье. Информация по данному поводу отражена в 167 статье ТК РФ.
Как рассчитать средний заработок для командировки – формулы
Процедура расчета среднего заработки для оплаты командировочных расходов включает в себя несколько последовательных этапов, каждый из них характеризуется определенным действием.
- Шаг 1. Определяется расчетный период.
В данном случае таковым будет являться год — 12 месяцев, предшествующих тому, в котором работник отправляется в командировку.
К примеру, если в командировку сотрудник едет в апреле 2021, расчетным периодом будет являться временной отрезок с 01 марта 2020 по 31 марта 2021.
При необходимости работодатель вправе менять расчетный период. Сделать это он может только при условии, что данное действие не ущемляет права трудящегося. Это правило регламентировано Трудовым Кодексом РФ. В частности, 169 статьей ТК РФ.
В ситуации, когда сотрудник проработал в компании менее года, расчет ведется исходя из фактического количества отработанных месяцев.
Если же с момента трудоустройства до отправки в командировку не прошло и месяца, рассчитывается средний дневной заработок специалиста за фактическое время его работы в организации.
Редко, но могут встречаться случаи, когда первый рабочий день сотрудника одновременно является первым днем командировки. В подобной ситуации оплата командировочных осуществляется в соответствии с окладом/тарифной ставкой.
- Шаг 2. Рассчитывается количество отработанных в течение расчетного периода дней.
Важно понимать, что в расчет включаются далеко не все дни. В исключение попадают периоды временной потери трудоспособности (больничные), нахождение сотрудника в отпуске (любом), время вынужденного простоя по вине руководства предприятия.
- Шаг 3. Рассчитывается общая сумма заработанных в течение расчетного периода денежных средств.
В расчет входят денежные суммы, полученные в течение периода, за который считается средняя заработная оплата. Учету подлежат только определенные виды выплат.
- Шаг 4. Вычисляется средний дневной заработок.
Данный шаг подразумевает использование следующей формулы:
Средний дневной заработок = Сумма полученных в расчетном периоде денежных средств / Количество отработанных дней в этом же временном промежутке.
- Шаг 5. Рассчитывается суммы командировочных, подлежащих к выплате.
На данном этапе показатель, полученный в предыдущем пункте, умножается на количество дней командировки. В учет берутся все рабочие дни, в том числе день выезда и приезда.
Сама формула определения среднего заработка для командировки выглядит следующим образом:
Командировочные = Средний дневной заработок * Дни командировки.
Что входит?
При расчете среднего дневного заработка для оплаты командировки учитываются не все выплаты, полученные сотрудником во время расчетного периода.
В расчет не входят:
- оплата периода временной потери трудоспособности;
- оплата ежегодного оплачиваемого и другого вида отпуска;
- социальные пособия – материальная помощь, оплата проезда и питания и т.п.
В расчет берутся только дни, на протяжении которых сотрудник фактически находился на рабочем месте. Следовательно, учитываются выплаты, полученные исключительно в это время.
Тема командировок отражена в 167-169 статьях ТК РФ.
Согласно нормативной документации, на время поездки за сотрудником закрепляются следующие права:
- сохранение рабочего места;
- сохранение средней заработной платы;
- компенсация расходов на проезд – не только до места командировки и обратно, но и перемещение по местности;
- возмещение расходов на проживание;
- компенсация других расходов, связанных с производственной необходимостью.
Пример расчета для 2021 года
Более подробно разобраться в теме определения среднего заработка для командировки поможет наглядный пример.
Исходные данные:
Специалист Смирнов А.В. работает в компании «Альтаир» с ноября 2019 года. Отправка сотрудника в командировку запланирована на апрель 2021. Следовательно, расчетным периодом будут являться 12 месяцев, предшествующих месяцу отправки в служебную поездку — с 01.03.2020 по 31.03.2021.
В указанном временном промежутке было 248 рабочих дней. Из них 5 работник находился на больничном, 19 – в отпуске. Количество дней, используемых в расчете среднего заработка, определяется следующим образом:
- Отработано дней = 248 – 5 – 19 = 224 дн.
Общая сумма полученных в течение года Смирновым А.В. денежных средств составила 500 тыс. р. Из них 10 тыс. р. – оплата листка временной нетрудоспособности, 30 тыс. р. – отпускные. Для расчета будет использована следующая сумма:
- Заработано = 500 000 – 10 000 – 30 000 = 460 000 руб.
Зная количество отработанных дней в расчетном периоде и полученную за данное время сумму, можно рассчитать средний заработок для оплаты периода командировки. В данном случае ее расчет будет выглядеть следующим образом:
- Средний заработок = 460 000 / 224 = 2 054 руб.
Количество рабочих дней, которые сотрудник проведет в командировке – 5. Общая сумма командировочных составит:
- Оплата периода командировки = 2 054 * 5 = 10 268 руб.
Необходимо помнить, что командировочные облагаются налогом. Из суммы 10 268 будет удержано 13%.
В каждом случае расчет индивидуален. Главным образом на размер среднего значения влияет количество отработанных в расчетном периоде дней и сумма, заработанная сотрудником за это время.
Доплата до оклада для командировочных
После расчета среднего заработка для оплаты командировки необходимо провести некоторый анализ. Сумма, полученная в итоге, не должна быть ниже суммы, которую бы получил сотрудник, оставшись на своем рабочем месте.
В соответствии с действующими нормами трудового законодательства РФ, за работником, отправляющимся в командировку, должна сохраняться средняя заработная плата. Она не должна быть меньше среднего месячного заработка специалиста.
Если командировочные меньше, работодатель вправе произвести доплату. Информация о данном действии должна быть закреплена документально – коллективным соглашением или Положением по оплате труда.
Возможен вариант отражения этого момента в трудовом договоре. В него, согласно 57 статье ТК РФ, могут включаться любые права и обязанности обеих сторон трудовых отношений.
Доплата, как правило, назначается до оклада. Другими словами, при отправке в поездку сотрудник получает те де денежные средства, которые он получил бы, оставшись на своем рабочем месте.
Выводы
Отправка сотрудника в рабочую поездку должна сопровождаться выплатой соответствующих денежных средств. Данное правило регламентировано 167 статьей ТК РФ.
Время нахождения в командировке оплачивается по среднему. Если полученная при расчете сумма ниже среднемесячного заработка сотрудника, работодатель может назначить специалисту оплату до оклада, с помощью которой будет урегулирована разница.