На любом предприятии должен присутствовать график, устанавливающий порядок ухода сотрудников в ежегодный отпуск. Утверждается он заранее в декабре предшествующего года.
Возможны ситуации, когда необходимо внести изменения в утвержденный график отпусков, делается это на основании приказа руководителя, который, в свою очередь, может быть составлен по инициативе работника или работодателя.
Когда нужно изменять график отпусков?
Редактирование графика ежегодного отдыха персонала осуществляется только на основании приказа директора предприятия. Оформляется он при возникновении оснований для переноса отпуска одного или нескольких трудящихся.
Причины внесения изменений в график обозначены в трудовом законодательстве (ст. 124 ТК РФ):
- листок нетрудоспособности, выданный в планируемый период для отпуска;
- прием нового сотрудника после подписания графика;
- изменение решения работника по личным обстоятельствам;
- возникновение необходимости присутствия на рабочем месте специалиста в связи с производственной необходимостью (проверка контролирующими органами);
- нарушение сроков оплаты отпускных и извещения о начале отдыха;
- исполнение государственных обязанностей (работа в избирательной комиссии).
Инициатива о переносе запланированных дат отдыха исходит от работодателя в случае избежания производственных простоев и проблем (ввод нового оборудования, изменение технологических процессов).
В обязательном порядке сначала издается об этом приказ, с содержанием которого знакомят работника. Изменение сроков по такой причине допускается только при наличии письменного согласия сотрудника.
Работник выражает свое просьбу о переносе отпуска в виде заявления с указанием причины «семейные обстоятельства». Данная формулировка используется при возникновении самых разных причин.
Как оформить приказ об изменении в связи с больничным?
Если в период ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник заболел или получил травму, то работодатель предоставляет ему право продлить (или перенести) отдых, заранее согласовав дату. Перенос осуществляется на количество дней болезни, которые пришлись на период отдыха.
При этом обязательно вносятся изменения в график с указанием новых отпускных дат работника на основании приказа. Основанием для составления распоряжения выступает заявление работника о переносе отдыха в связи с больничным и сам листок нетрудоспособности.
Унифицированного бланка приказа при подготовке документа о корректировке отпускного графика нет. Специалисты кадровой службы вправе самостоятельно разработать типовой шаблон для использования в работе.
Информация, отражающаяся в приказе:
- наименование компании;
- место и дата составления документа;
- порядковый номер;
- ФИО и должность работника, у которого меняется период отпуска;
- количество дней корректировки, период изменения в графике;
- подпись руководителя компании.
В качестве основания в приказе указывается личное заявления трудящегося и больничный лист. Свое ознакомление с распоряжением указанный в документе сотрудник подтверждает личной подписью. В тексте приказа также прописывается указание менеджеру по персоналу о необходимости внесения необходимых поправок в график отпусков.
Если же работник отправляется в отпуск с последующим увольнением, то сроки не переносятся. Подобный случай является исключением из общего правила.
Беременные сотрудницы могут воспользоваться правом на ежегодный отпуск до или после больничного по беременности и родам вне зависимости утвержденных сроков по графику. Если она проработала в организации меньше 6 месяцев и решила «авансом» отдохнуть, то работодатель в этой просьбе ей отказать не может (ст.260 ТК РФ).
Рекомендуем также прочитать: Оформление приказа о переносе отпуска в связи с больничным.
Скачать образец
Скачать образец приказа о внесении изменений в график по заявлению работника — word.
Как оформить по инициативе работодателя?
Когда перенос отпуска выполняется по производственной необходимости, то работник не оформляет заявление об изменении сроков, а пишет согласие на корректировку ранее утвержденного периода.
Нельзя переносить отпуск беременных сотрудниц, несовершеннолетних работников, совместителей, доноров, трудящихся с радиоактивным облучением.
Оформление приказа о внесении поправок осуществляется в произвольном виде. Организация вправе использовать фирменный бланк.
В верхней части бланка содержатся сведения о фирме: название, юридический адрес, банковские реквизиты, налоговые коды. Ниже прописывается дата и место составления распоряжения.
После названия документа прописывается его краткое содержание. К примеру, «о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска Самарина О.Л.». Затем следует вводная часть, где описывается причина переноса: «в связи с производственным процессом на основании письменного согласия менеджера Самарина О.Л.».
После слова «Приказываю» излагается смысл указа руководителя:
- осуществить перенос отдыха на новую дату (указывается конкретная дата);
- внести кадровому работнику изменения в действующий график отпусков.
Приказ подписывает глава компании, ниже проставляют росписи все упомянутые в тексте сотрудники.
Скачать образец
Скачать пример приказа о внесении изменений по инициативе работодателя — word.
Выводы
Неверно составленный отпускной график может:
- нарушить порядок очередности предоставления полагающихся отпусков;
- повлечь наложение санкций контролирующими органами;
- отрицательно повлиять на работу предприятия.
В любом случае внесение поправок осуществляется с разрешения администрации компании. Данный документ является локальным, работодатель должен знакомить с ним весь персонал под роспись. Если вносятся корректировки по конкретному сотруднику или группе специалистов, то в курс дела вводят только работников, упомянутых в документе, всех остальных оповещать об изменениях нет необходимости.
К измененному графику можно приложить ознакомительный лист, куда будут вносится отметки о сути поправок, а рядом сотрудник будет ставить автограф.
