Существует множество разновидностей деловых писем, создаваемых для выполнения различных функций (прежде всего информационной, коммуникативной, побудительной, маркетинговой, рекламной).
Они могут быть и нерабочими – оправляться ради соблюдения деловой и общечеловеческой этики (например, поздравления, приглашение, благодарности, соболезнования). Группа документов среди корреспонденции, направляемых конкретным лицам, принято обобщенно называть письмами-обращениями.
Что такое письмо-обращение
В делопроизводстве понятие письма-обращение означает категорию деловых писем, предназначенных для направления физическим лицам, ИП и организациям. Письмо-обращение может подготовить и отправить предприятие или другое физлицо.
В зависимости от статуса адресанта и адресата обращения делятся на 3 группы:
- от физлица физлицу;
- от физлица юрлицу;
- от юрлица другому юрлицу.
Главное условие отправки письма: наличие у получателя достаточных знаний и/или сведений, чтобы ответить на вопрос.
Отправитель должен иметь право общаться со второй стороной, поэтому запрещено направлять обращения с целью получить секретные данные или другие факты, связанные с государственной, служебной, коммерческой, личной и другими видами тайн.
Функции писем-обращений:
- запрос информации (о ходе дел, наличии документов, принятых решений контрагентов и прочее);
- оперативное донесение сведений;
- прошение (например, о рассмотрении предложения);
- просьба совершить определенное действие или процесс.
Письмо может составлять просто заинтересованное лицо или работник предприятия (секретарь, помощник руководителя, делопроизводитель структурного подразделения).
Как оформить
Для некоторых тем обращений существуют типовые формы (например, письмо-запрос). В иных случаях (например, при обращении в полицию или прокуратуру) обращения создаются в свободном виде и не подлежат правке и редактуре, поэтому направляются с сохранением структуры, орфографии и пунктуации.
Главное условие – мотивация и возможность адресата решить проблему или ответить на вопрос.
Однако лучше, если обращение будет содержать необходимый минимум сведений:
- наименование адресата (в идеале и юридический адрес);
- данные об отправителе (личных – если письмо составляет физлицо, о компании – если письмо направляет юрлицо);
- текст обращения;
- приложение, если оно присутствует (документ, доказательства и прочее);
- дата направления письма и подпись составителя.
Если обращение создается по решению организации, то желательно подготавливать его на корпоративном бланке.
Корпоративные элементы должны содержать и конверт и иные сопроводительные объекты. Разрешено составлять письмо от руки или в машинописном варианте.
Важно грамотно оформлять текст обращения. Формулировки должны быть максимально четкими.
При подготовке важных прошений не будет лишним проконсультироваться с юристом. Так, в некоторых случаях для обоснования просьбы могут понабиться ссылки на законы, федеральные и региональные нормативно-правовые акты, нормативы, рекомендации. Согласование с законом нужно четко прописывать в тексте письма.
Образец с просьбой к руководителю
Для усвоения основных рекомендаций рассмотрим письмо к руководителю своей организации – от студенческой локальной организации ректору университета.
Ректору СНТГУ
Лисенкову М.Ю.
Уважаемый Михаил Юрьевич!
В соответствии с ранее утвержденным планом проведения научных мероприятий, просим Вас направить студентов из студенческого совета для оказания посильной помощи в организации студенческой научно-практической конференции, проводимой на базе СНТГУ с 19 по 23 апреля 2021 года.
Заранее благодарны за понимание!
Оргкомитет конференции
Следующий пример актуален для направления руководителю другой (сторонней) организации – для приема командированного сотрудника.
Исх. 144/2015 Генеральному директору
от 04.06.2016 ООО «Вчерашний день»
Тормозенко А.П.
от генерального директора
ООО «УСТАРеЛО»
Забывченича Т.В.
Уважаемый Александр Петрович!
Прошу предоставить возможность направления метролога ООО «УСТАРеЛО» К.Л. Криворукова, работающего по совместительству в ООО «Вчерашний день», в однодневную служебную командировку 22 июня 2016 на выставку «Хламм-2015».
Генеральный директор
ООО «Вчерашний день» /подпись/ /Т.В.Забывченич/
Отметим, что направлять письмо-обращение можно как обычное бумажное письмо, через курьера или лично, а также в цифровом формате – по факсу или электронной почте.
Выводы
Письмо-обращение можно писать физическим лицам, индивидуальным предпринимателям и предприятиям. Чаще всего обращение содержит информационную и побудительную функцию.
Письмо разрешено составлять в свободной форме, но оно должно включать необходимы минимум, чтобы дойти до адресата.
Если это необходимо, в тексте нужно ссылаться на законодательство, иные правовые акты, нормативы и прочую стандартизирующую документацию.