Как и когда оформляется выписка из приказа о приеме на работу — образец для скачивания

После заключения трудового договора между работодателем и новым сотрудником, принятым в штат, кадровая служба по форме Т-1 составляет приказ (распоряжение) о приеме на работу нового сотрудника, из которого при необходимости можно сделать неограниченное количество выписок для предоставления в различные организации.

Как правило, копию распоряжения о трудоустройстве работник запрашивает самостоятельно на основании устной или письменной просьбы.

Когда нужна выписка из приказа о приеме на работу?

Выписку можно предоставлять в любое место по требованию. Чаще всего она требуется работнику, чтобы передать в стороннюю организацию или государственный орган.

Стандартно копия требуется в таких случаях:

• для предоставления в ПФР (для оформления документов для пенсии, восстановления трудовой книжки после ее утери или по другим причинам);
• по запросу полиции или суда для процесса;
• если работнику нужно предоставить справку в иную компанию, где он работает по совместительству;
• самый распространенный вариант – для передачи информации о трудоустройстве между отделами одного предприятия (например, для оформления табелей учета рабочего времени, начисления заработной платы, подтверждения приказов на отпуск и иных документов от отдела кадров).

Выписка создается по причине невозможности предоставлять по месту требования оригинал приказа (он хранится на предприятии в одном экземпляре).

Выписка отличается от приказа тем, что содержит информацию только о работнике и сроке осуществляемой им профессиональной деятельности.

Приказы и трудовые договоры нельзя передавать и по той причине, что они содержат конфиденциальную информацию (согласно Постановлению Госкомстата №1, в котором и утверждены нормы написания распоряжения типовой формы Т-1).

К данным ограниченного доступа относятся сведения о размере оклада, наличии премий и других стимулирующих выплат, а также информация о других работниках организации.

Иными словами, выписка является сокращенным и общедоступным вариантом приказа, поэтому относительно проста в изготовлении.

Подготовить ее обязаны за 3-5 рабочих дня после передачи письменно оформленной просьбы о выдаче. Датироваться должна тем числом, когда подписан оригинал документа о приме сотрудника на работу.

Выписка не имеет срока действия, поэтому ее можно взять всего один раз (стаж будет определен автоматически, поскольку в бланке отражена дата начала работы на предприятии).

Как оформить?

Подготовка выписок из различных приказов возлагается на одного из работников кадровой службы или ее начальника. Не установлено унифицированной формы составления, однако ряд правил может быть закреплен в локальных нормативных актах предприятия.

Копия изготавливается индивидуально на каждого сотрудника. Оформлять ее нужно на листе формата А4 или фирменных бланках.

Необходимо строго соблюдать структуру документа:

1. «Шапка» должна соответствовать распоряжению. Иногда рекомендуется добавить сокращенное название организации, ее телефонный номер, факс и другую контактную информацию.
2. Основная часть формируется как выдержка из приказа – приводятся ФИО сотрудника, структурное подразделение, где он трудоустроен, должность или профессия с категорией, дата приема на работу.
3. В нижней части документа приводится ФИО, подпись и должность работника отдела кадров или бухгалтера, занимающегося элементами кадрового документооборота.
4. Выписка должна включать подписи руководителя, секретаря и начальника отдела кадров. Обязательно заверить печатью организации-работодателя.

Дополнительно можно указывать ссылку на местоположение оригинала приказа. Например, привести фразу: «Подлинник документа находится в ООО «Альфа-бизнес» в деле № 5-56 за 2018 год». Выписка выдается работнику под роспись.

Скачать образец

Образец выписки из приказа о приеме на работу.

Выводы

Из приказа о приеме на работу, составляемого по типовой форме Т-1, можно получить выписку для внутриорганизационного использования, передачи в иные организации или государственные службы.

По требованию работника индивидуальную копию обязаны сделать не позднее 5 рабочих дней с момента обращения. Передавать оригинал распоряжения нельзя, поскольку он, согласно Постановлению Госкомстата №1, содержит конфиденциальную информацию.

Выписка считается недействительной, если на ней отсутствуют подписи руководителя предприятия, секретаря, начальника отдела кадров, самого сотрудника и печать организации.

При подготовке не будет лишним сделать сноску, в которой указать местонахождение подлинника распоряжения о приеме на работу.