Каждый исходящий документ, создающийся на предприятии, должен проходить регистрацию в журнале для упрощения делопроизводства.
Учет производится путем присвоения документации уникального регистрационного номера и внесения информации в учетную регистрационную форму. Процесс должен входить в должностные обязанности определенных сотрудников или целых отделов.
Порядок регистрации исходящих документов
Основные положения процесса регистрации установлены ГОСТ Р 7.0.8-2013. Нюансы проведения обсуждены в Приказе Министерства Труда от 4 февраля 2002 года №16 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству…». В этом документе закреплены основные положения процесса учета.
Обязательные условия:
- регистрация проводится централизованно;
- документы регистрируются в порядке создания или поступления (в случае входящей/исходящей документации первыми ставят на учет объекты с пометкой о срочности);
- осуществлять процесс должны делопроизводители, работники канцелярии, отдела кадров, секретари, желательно имеющие опыт по проведению аналогичных работ;
- регистрационно-учетной формой могут служить журналы, карточки, файлы в системе электронного документооборота (СЭД);
- определенный тип документации сортируется по категориям (для каждого создается своя форма – так, есть журналы исходящей, входящей документации, приказов, служебных записок и т.д.).
Рекомендуем: Как оформить журнал учета входящих документов.
Регистрировать нужно все документы, которые создаются на предприятии, в том числе предназначенных для последующего направления в другие организации, физическим или юридическим лицам. Срочные письма с важными сведениями или предложениями должны отправляться внеочередно, поэтому их регистрация тоже может нарушать стандартный порядок.
На практике часто встречающимися типами исходящих документов являются:
- организационно-распорядительные (уставы, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции, руководства, порядки и пр.);
- заявки;
- планы работ и мероприятий;
- договоры (сотрудничества, аренды, поставки) и акты (сверки, приема-передачи и др);
- деловая корреспонденция (вся, кроме рекламной и нерабочей, но связанной с деловой этикой – например, благодарности, поздравления, соболезнования).
Стандартная процедура регистрации состоит из создания документа, направления его в службу делопроизводства, внесения номера в форму учета, прикрепления карточки или штампа с номером и датой, направления на рассмотрение руководству или отправки в другие подразделения/организации, фиксации контрольного срока исполнения и направления в отдел-исполнитель.
В практике отечественного делопроизводства закрепилось использование бумажных журналов учета: они надежны, дешевы, могут утилизироваться и просты в заполнении.
Как заполнять журнал
Журнал можно купить в одной из типографий, изготовить самостоятельно (просто расчертив пустую тетрадь или альбом) или создать по нормативам, установленным локальными актами предприятия. Он должен фиксировать всю необходимую информацию об исходящем документе. Минимальный «набор» реквизитов отражен в Инструкции Минтруда №16, которая уже была упомянута выше.
Стандартный журнал состоит из двух частей:
- Титульного листа – на нем отображаются наименования организации (полное и сокращенное), ее организационно-правовой статус, коды деятельности, название самой формы («Журнал»), ФИО и должности сотрудников, ответственных за ведение.
- Основная часть – представлена в виде таблицы, состоящей из колонок (распишем их ниже).
Заполняется журнал от руки черными, синими, темно-голубыми или фиолетовым чернилами. Номера страниц тоже проставляются вручную.
Колонки таблицы имеют такие названия:
- порядковый номер пункта;
- дата регистрации;
- наименование документа;
- адресант;
- краткое содержание;
- кем подписан документ;
- исполнитель;
- отметка о направлении документа в дело;
- сведения об отправке документа.
Когда журнал закончится, его нужно заверить (руководитель предприятия должен поставить личную подпись и печать), сшить с заверительным листком и направить в архив на хранение в течение 5 лет.
Журнал может пригодиться во время различных расследований, судебных разбирательств, инспекций и экспертиз (государственных и общественных).
Скачать образец
Скачать бланк журнала учета и регистрации исходящих документов.
Выводы
Вся документация, создаваемая на предприятии, а затем направляемая в другие организации, должна проходить регистрацию по ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Приказу Минтруда от 04.02.2002 №16.
Осуществлять регистрацию могут секретари, работники канцелярии, кадровой службы и другие делопроизводители.
Чаще всего сведения заносят в бумажный журнал регистрации, состоящий из титульного листа и табличной (основной) части.
После окончания журнал заверяется, подшивается и направляется в архив на 5 лет.