В любой организации, где существуют постоянные или временные коллегиальные органы (комиссии), оформляется протокол, примеры, бланки и образцы которых предлагаем скачать в данной статье.
Коллегиальностью является принцип управления предприятием, когда главные управленческие решения принимаются не единолично, а уполномоченными лицами, обладающие равными правами. Принятые решения закрепляются документально в протоколе.
Что такое протокол и когда он составляется?
В системе организационно-распорядительных документов протоколу отведено особое место, он фиксирует ход обсуждения коллегиальным органом вопросов. С одной стороны, он имеет отношение к справочно-информационной документации, включает в себя сведения о процессе переговоров, с другой — документ содержит постановляющую часть, и рассматривается как распорядительная бумага.
Термин «протокол» — многопрофильное понятие. Еще в древние времена закрепился общий смысл документа, характеризующий его применение для фиксирования событий, договоренностей и фактов.
Многочисленные трактовки слова не имеют между собой особенных отличий, но они существуют и их необходимо выделить, определяя значение для определенной сферы жизнедеятельности.
Протокол — ярко структурированный документ, где выделяются базовые особенности:
- обособленность, независимость от других правовых актов (в большинстве моментов);
- значимость при рассмотрении определенного вопроса (в деловых переговорах, в сфере юриспруденции);
- типовая структура оформления, шаблонный текст документа вне зависимости от сферы применения.
Менее отличительными моментами является общие сведения предназначения, которые заключаются в оформлении и сохранности информации о некоторых событиях, явлениях.
Рекомендуем: Как составить выписку из протокола?
Какие бывают — виды
Существует несколько видов документа:
- Краткий — записываются вопросы, обсуждавшиеся на заседании, ФИО докладчиков и принятые решения. Данная разновидность протокола рекомендована в случаях, когда проводится оперативное совещание или при условии передачи докладов и текстов секретарю.
- Полный — фиксируются, кроме насущных, принятых управленческих решений и фамилий выступавших, также полная информация, передающая смысл докладов и выступлений членов заседания. Подобный вид позволяет детально задокументировать подробную картину совещания.
- Стенографический — составляется на основании ответа о заседании (стенографического), дословно передается процедура обсуждения рабочих моментов и их решений.
Все разновидности протоколов оформляются на фирменном бланке организации с фиксацией наименования документа.
Как оформляется — основные реквизиты
Члены общества к общему мнению приходят путем голосования. Протоколы отображают деятельность предприятия детально, в правовых актах указывается информация об их составлении и содержании.
В первую очередь, на совещании необходимо включить диктофон. Далее записываются основные моменты: ФИО слушателей и докладчиков, коллегиальные решения. Не стоит упускать данных инициаторов вопросов, дополнений, кроме основного выступающего.
Нюансы оформления документа:
- срок оформления оперативного протокола составляет 1-2 дня, полного — 3-5 дней;
- при наличии черновика процедура составления облегчается, в него требуется внести изменения и дополнения после прослушивания диктофонной записи;
- регистрация документа осуществляется после подписи руководителем;
- протокол рассылается всем участникам совещания, выписки — приглашенным из сторонних компаний;
- контроль за сроками исполнения решений строго соблюдается, удобнее это сделать при электронном документообороте.
В текстовой части протокола выделяются разделы:
- «Слушали» — при кратком содержании указывается лишь фамилия выступающего, в полном варианте — также фиксируются ФИО докладчика и полный текст документа. Секретарем пишется вся информация, отчет. Если выступающий представляет в письменном виде вопросы для общего пользования, то в поле темы делается отметка о приложении текста. Копия с содержанием подшивается к протоколу.
- «Выступили» — в укороченной разновидности документа обозначаются фамилии лиц, предложившим возможные варианты решения неоднозначных моментов в организации. В полном виде отображаются все данные, прозвучавшие на конференции. К ним относится встречные высказывания, обсуждения, споры.
- «Постановили» — фиксируется общее мнение, принятое при помощи голосования. Формулировка решения должна звучать кратко и понятно без лишних деталей. Информация отображается без многозначного толкования, все крайне точно. Здесь фиксируются фамилии людей, принимавших участие в голосовании (поддержавших идеи, выступивших против или воздержавшихся от высказываний). В решении может быть неограниченное число пунктов, которые нумеруются в порядке значимости.
Каждый раздел пишется с новой строки.
Если какой-то участник имеет собственное видение разрешения той или иной ситуации, то свои мысли он вправе изложить в письменном виде на отдельном листе, который также подшивается к протоколу, о выписке делается отметка.
После заседания копируется бланк протокола с обязательным заверением печатью для должностных лиц. Запись оформляется на бумаге или с использованием электронных носителей, в зависимости от установленных требований и стандартов.
Протокол является одним из основных управленческих документов и включается в состав единой системы, отвечающей за порядок учета организационно-распорядительных бумаг в компании. Важно понимать, что в любой организации есть документация, названная протоколом, но не попадающая под его стандартное определение. При коммерческом сотрудничестве с контрагентами оформляются протоколы, фиксирующие планы, разногласия и согласования.
Скачать образцы
Образец протокола: