Что такое протокол и когда он составляется — примеры и образцы




В любой организации, где существуют постоянные или временные коллегиальные органы (комиссии), оформляется протокол, примеры, бланки и образцы которых предлагаем скачать в данной статье.

Коллегиальностью является принцип управления предприятием, когда главные управленческие решения принимаются не единолично, а уполномоченными лицами, обладающие равными правами. Принятые решения закрепляются документально в протоколе.


Что такое протокол и когда он составляется?



В системе организационно-распорядительных документов протоколу отведено особое место, он фиксирует ход обсуждения коллегиальным органом вопросов. С одной стороны, он имеет отношение к справочно-информационной документации, включает в себя сведения о процессе переговоров, с другой — документ содержит постановляющую часть, и рассматривается как распорядительная бумага.

Термин «протокол» —  многопрофильное понятие. Еще в древние времена закрепился общий смысл документа, характеризующий его применение для фиксирования событий, договоренностей и фактов.

Многочисленные трактовки слова не имеют между собой особенных отличий, но они существуют и их необходимо выделить, определяя значение для определенной сферы жизнедеятельности.

Протокол — ярко структурированный документ, где выделяются базовые особенности:

  • обособленность, независимость от других правовых актов (в большинстве моментов);
  • значимость при рассмотрении определенного вопроса (в деловых переговорах, в сфере юриспруденции);
  • типовая структура оформления, шаблонный текст документа вне зависимости от сферы применения.

Менее отличительными моментами является общие сведения предназначения, которые заключаются в оформлении и сохранности информации о некоторых событиях, явлениях.

Рекомендуем: Как составить выписку из протокола?

Какие бывают — виды



Существует несколько видов документа:

  • Краткий — записываются вопросы, обсуждавшиеся на заседании, ФИО докладчиков и принятые решения. Данная разновидность протокола рекомендована в случаях, когда проводится оперативное совещание или при условии передачи докладов и текстов секретарю.
  • Полный — фиксируются, кроме насущных, принятых управленческих решений и фамилий выступавших, также полная информация, передающая смысл докладов и выступлений членов заседания. Подобный вид позволяет детально задокументировать подробную картину совещания.
  • Стенографический — составляется на основании ответа о заседании (стенографического), дословно передается процедура обсуждения рабочих моментов и их решений.

Все разновидности протоколов оформляются на фирменном бланке организации с фиксацией наименования документа.

Как оформляется — основные реквизиты

Члены общества к общему мнению приходят путем голосования. Протоколы отображают деятельность предприятия детально, в правовых актах указывается информация об их составлении и содержании.

В первую очередь, на совещании необходимо включить диктофон. Далее записываются основные моменты: ФИО слушателей и докладчиков, коллегиальные решения. Не стоит упускать данных инициаторов вопросов, дополнений, кроме основного выступающего.

Нюансы оформления документа:

  • срок оформления оперативного протокола составляет 1-2 дня, полного — 3-5 дней;
  • при наличии черновика процедура составления облегчается, в него требуется внести изменения и дополнения после прослушивания диктофонной записи;
  • регистрация документа осуществляется после подписи руководителем;
  • протокол рассылается всем участникам совещания, выписки — приглашенным из сторонних компаний;
  • контроль за сроками исполнения решений строго соблюдается, удобнее это сделать при электронном документообороте.

В текстовой части протокола выделяются разделы:

  • «Слушали» — при кратком содержании указывается лишь фамилия выступающего, в полном варианте — также фиксируются ФИО докладчика и полный текст документа. Секретарем пишется вся информация, отчет. Если выступающий представляет в письменном виде вопросы для общего пользования, то в поле темы делается отметка о приложении текста. Копия с содержанием подшивается к протоколу.
  • «Выступили» — в укороченной разновидности документа обозначаются фамилии лиц, предложившим возможные варианты решения неоднозначных моментов в организации. В полном виде отображаются все данные, прозвучавшие на конференции. К ним относится встречные высказывания, обсуждения, споры.
  • «Постановили» — фиксируется общее мнение, принятое при помощи голосования. Формулировка решения должна звучать кратко и понятно без лишних деталей. Информация отображается без многозначного толкования, все крайне точно. Здесь фиксируются фамилии людей, принимавших участие в голосовании (поддержавших идеи, выступивших против или воздержавшихся от высказываний). В решении может быть неограниченное число пунктов, которые нумеруются в порядке значимости.

Каждый раздел пишется с новой строки.

Если какой-то участник имеет собственное видение разрешения той или иной ситуации, то свои мысли он вправе изложить в письменном виде на отдельном листе, который также подшивается к протоколу, о выписке делается отметка.

После заседания копируется бланк протокола с обязательным заверением печатью для должностных лиц. Запись оформляется на бумаге или с использованием электронных носителей, в зависимости от установленных требований и стандартов.

Протокол является одним из основных управленческих документов и включается в состав единой системы, отвечающей за порядок учета организационно-распорядительных бумаг в компании. Важно понимать, что в любой организации есть документация, названная протоколом, но не попадающая под его стандартное определение. При коммерческом сотрудничестве с контрагентами оформляются протоколы, фиксирующие планы, разногласия и согласования.

Скачать образцы



Образец протокола:

Оцените статью
Документы и формы
Добавить комментарий